Ordenando papeles en casa me he encontrado con esta nota preparada hace
algunos años. La dejo por aquí.
SEIS
REGLAS PARA UN BUEN INFORME
1. Sea un
analista, no un redactor de textos publicitarios
Lo
importante son los puntos fuertes y débiles de la empresa y de qué manera
pueden afectar al asunto tratado. Por ejemplo, al riesgo de reembolso si se
está analizando la concesión de un préstamo.
2. Haga
que las cifras hablen por si mismas
Evite
presentar demasiadas cifras absolutas. Utilice porcentajes (sobre totales, de
variaciones anuales, etc.). Presente las cifras con el menor número de dígitos
posible en función de su importancia.
3. Use
términos corrientes siempre que sea posible. Y concretos mejor que abstractos.
4. Suprimir
las palabras innecesarias
Un informe
no será mejor porque tenga más páginas. Es la calidad del razonamiento lo que
interesa, pero es mucho más difícil escribir un análisis corto que uno largo,
ya que para seleccionar se necesita aplicar criterios.
“Se ruega
a los pasajeros que vayan a tomar el tren que antes de subir dejen salir a los
pasajeros que llegan. Muchas gracias por su colaboración”. Es mejor: “Por
favor, antes de entrar dejen salir, gracias”.
5. Presente
al principio el resumen y las conclusiones
No olvide
que el lector desea conocer su opinión.
6. Siga un
formato prediseñado y estructurado
Un buen informe sigue un esquema claro, centra su atención en el asunto
a tratar y no se limita a hacer una descripción general. Sitúa a la empresa
dentro del contexto del sector a que pertenece. Identifica las tendencias del
mercado y las tendencias de la situación financiera de la empresa. En resumen,
constituye una base sólida en la que tomar decisiones.
